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FAQ

FAQ Enti - Iscrizione all' Albo SCU

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Gli enti che si iscrivono per la prima volta inseriscono, dopo l’accesso all’Albo con SPID, oltre alle informazioni e ai documenti richiesti dalla Circolare, anche i dati antimafia. Solo dopo l’inserimento completo dei dati necessari l’ente potrà attivare la funzione di presentazione della domanda di iscrizione. Gli enti, una volta iscritti, sono tenuti a verificare i dati semestralmente ed eventualmente procedere all’aggiornamento. Gli enti titolari già iscritti, dopo l’accesso con SPID, devono comunque verificare i dati antimafia di cui sono già in possesso e poi procedere all’inserimento in Helios. Se l’accesso avviene entro il 31 ottobre 2021 disporranno di 4 mesi. Dal 1° novembre 2021, dispongono di due mesi come previsto dalla Circolare del 21 giugno 2021.

No, i dati antimafia devono essere inseriti integralmente nel sistema informativo.

NO. E’ condizione di ammissibilità per la presentazione dei prossimi Programmi di intervento e progetti in risposta al prossimo Avviso.

Sarà necessario aprire una fase di adeguamento nel sistema informativo Helios e nella sezione “Struttura organizzativa/Sistemi Funzionali” stampare il documento, compilarlo con le informazioni richieste, ricaricarlo controfirmato e presentare la fase di adeguamento.

NO. La Scheda Registro dei Trattamenti (Allegato n. 2) non è una scheda da restituire compilata nell’apposita fase di adeguamento, bensì un documento che l’ente deve compilare e conservare agli atti.

Sì.

Relativamente alle sedi di attuazione progetto, per ciascun indirizzo specificato con Comune, via/piazza, civico, palazzina/padiglione/edificio, dovrà essere indicata una sola sede per ente Titolare o di Accoglienza.

È possibile presentare la richiesta di cancellazione delle sedi nel corso di tutto l’anno.

Gli enti Titolari possono cancellare le sedi sulle quali non insistono progetti aprendo una fase di adeguamento nel sistema informativo Helios e ponendole in stato di cancellazione.

Se sulle sedi insistono progetti, l’ente Titolare dovrà presentare formale richiesta al Dipartimento, a mezzo PEC, il quale attiverà tutte le procedure. In particolare:

  • sedi da cancellare sulle quali insistono progetti in corso di valutazione - questo Dipartimento potrà operare le modifiche richieste dall’ente nel sistema informativo Helios solo al termine dei lavori della Commissione, dopo la pubblicazione della graduatoria provvisoria;
  • sedi da cancellare sulle quali insistono progetti finanziati e non ancora avviati – l’ente dovrà prima formalmente chiedere al Dipartimento lo spostamento dei progetti su altre sedi iscritte, indicate dall’ente, previo adeguamento da parte dello stesso, se necessario, della capienza del numero degli operatori volontari per sede; successivamente, l’ente titolare potrà procedere alla cancellazione delle sedi aprendo una fase di adeguamento;
  • sedi da cancellare sulle quali insistono progetti attivi – rimarranno, nel sistema informativo Helios, nello stato di sede “sospesa” fino al termine dei progetti e successivamente chiuse in automatico.

Se si deve procedere alla cancellazione di una sede di attuazione progetto e contestuale inserimento di altra sede di attuazione progetto ad altro indirizzo:

  • nel caso in cui sulla sede insiste un progetto in corso di valutazione, l’ente titolare deve aprire una fase di adeguamento per procedere all’iscrizione della nuova sede al nuovo indirizzo (attualmente possibile nella finestra temporale compresa tra il 1° maggio e il 31 ottobre). Successivamente, l’ente titolare chiederà con PEC lo spostamento del progetto dalla sede da cancellare alla nuova sede iscritta nonché la chiusura della sede di attuazione progetto dismessa; il Dipartimento potrà operare le modifiche richieste dall’ente solo al termine dei lavori della Commissione, dopo la pubblicazione della graduatoria provvisoria.
  • nel caso in cui sulla sede insiste un progetto finanziato e non ancora avviato, l’ente titolare deve aprire una fase di adeguamento per procedere all’iscrizione della nuova sede al nuovo indirizzo (attualmente possibile nella finestra temporale compresa tra il 1° maggio e il 31 ottobre). Successivamente, l’ente titolare chiederà con PEC lo spostamento del progetto dalla sede da cancellare alla nuova sede iscritta nonché la chiusura della sede di attuazione progetto dismessa.
  • nel caso in cui sulla sede insiste un progetto attivo, l’ente titolare deve aprire una fase di adeguamento per procedere all’iscrizione della nuova sede al nuovo indirizzo (attualmente possibile nella finestra temporale compresa tra il 1° maggio e il 31 ottobre). Successivamente, l’ente titolare chiederà con PEC il trasferimento dei giovani operatori volontari, allegando il loro assenso allo spostamento, dalla sede da cancellare alla nuova sede iscritta, nonché la chiusura della sede di attuazione progetto dismessa.

Le procedure sopra descritte saranno implementate nel sistema informativo Helios al momento in corso di revisione; si prevede il rilascio delle funzionalità necessarie agli enti per operare autonomamente, così come definito al punto 5 lettera E della circolare del 21 giugno 2021, presumibilmente entro la fine di novembre p.v.

La data di riferimento è il 21 dicembre 2022, termine di scadenza dei 18 mesi di decorrenti dalla data di pubblicazione della Circolare del 21 giugno 2021 “Norme e requisiti per l’iscrizione all’Albo degli enti di Servizio Civile Universale”.

NO. I documenti sono tutti validi ai fini dell’iscrizione e disponibili nel sistema informativo Helios. Possono essere visionati attraverso il seguente percorso: dal Menu “Adeguamento Iscrizione” selezionando “Presentazione e invia domanda” dalla “Gestione Documenti”, selezionando “Consulta e Valida documenti” e nel “Riepilogo Fasi Ente” selezionando la fase in cui sono stati presentati.

NO. I “Sistemi Funzionali” già inseriti in fase di iscrizione e ritenuti validi ai fini dell’iscrizione sono disponibili nel sistema informativo Helios.

NO. I “Sistemi Funzionali” sono presenti nel sistema informativo Helios e possono essere visionati attraverso il seguente percorso: dal Menu “Adeguamento Iscrizione” selezionando “Presentazione e invia domanda” dalla “Gestione Documenti”, selezionando “Consulta e Valida documenti” e nel “Riepilogo Fasi Ente” selezionando la fase in cui sono stati presentati.

NO. Le risorse già iscritte per i ruoli di selettore, formatore generale ed esperto del monitoraggio risultano già valutate e i loro curriculum vitae sono già presenti nel sistema informativo Helios. I curriculum vitae possono essere visionati attraverso il seguente percorso: dal Menu “Adeguamento Iscrizione” selezionando “Presentazione e invia domanda” dalla “Gestione Documenti”, selezionando “Consulta e Valida documenti” e nel “Riepilogo Fasi Ente” selezionando la fase in cui è stato presentato il curriculum vitae.

Alla Circolare del 21 giugno 2021 “Norme e requisiti per l’iscrizione all’Albo degli enti di Servizio Civile Universale” del Dipartimento per le Politiche giovanili e il Servizio civile universale. La Circolare del 21 giugno 2021 sostituisce la precedente Circolare del 9 maggio 2018.

Il primo accesso avviene con lo SPID dell'attuale Rappresentante legale.

Non è possibile. L’intero palazzo costituirà una unica sede, individuata con il Comune, località, via/piazza, civico, palazzina/padiglione/edificio, e potrà ospitare un numero di volontari parametrato rispetto all’adeguatezza di spazi, servizi, strumenti e attrezzature presenti.

Devono essere cancellate dall’Ente. Non ci sono automatismi.

La finestra temporale 1° maggio - 31 ottobre si riferisce alla routine annuale di presentazione delle iscrizioni e degli adeguamenti.  

Invece i diciotto mesi, di cui alle Disposizioni finali, si riferiscono all’aggiornamento della configurazione dell’Ente nell’Albo rispetto alle novità della Circolare

Non è necessario. Sia i dati che i documenti in precedenza caricati sono disponibili sul sistema Helios. Il controllo e l’eventuale integrazione dei documenti già depositati, così come la sussistenza dei nuovi requisiti previsti per le risorse professionali e per le sedi di attuazione, sono a cura dell’Ente nel corso dei diciotto mesi previsti dalla Circolare del 21 giugno 2021.

Possono considerarsi lauree utili quelle previste per il Responsabile della gestione degli operatori volontari.

Possono considerarsi lauree utili quelle previste per il Responsabile della formazione e valorizzazione delle competenze.

Tutti gli Enti, anche quelli pubblici, devono descrivere, seppur molto brevemente (minimo 500 caratteri pari a circa cinque righe), le attività svolte negli ultimi tre anni nei settori di intervento scelti per l’iscrizione.

No. Si può aprire e chiudere una "fase" e, immediatamente dopo, aprirne e chiuderne una nuova.

Sì.

L’ente di accoglienza, al pari dell’ente titolare, non può avere più sedi di attuazione al medesimo indirizzo.

L’ente deve aprire una fase di adeguamento e chiedere la cancellazione delle sedi non più iscrivibili.

Il sistema Helios consente al Rappresentante legale di un Ente titolare di creare utenze per consentire ad altre persone di accedere al sistema. Le utenze previste sono di due tipologie: Delegato e Utente ente di accoglienza.

L’utenza “Delegato” assume le stesse abilitazioni di sistema del Rappresentante legale, ad eccezione della firma digitale.

L’Utente ente di accoglienza viene autorizzato per la registrazione del proprio SPID e viene abilitato solo ai dati di competenza dell’ente di accoglienza.

Per creare l’utenza di un delegato il Rappresentante legale (o Delegato) deve indicare, nella funzionalità dedicata, il codice fiscale della persona che intende abilitare.

Per autorizzare alla registrazione SPID dell’Utente ente di accoglienza, il Rappresentante legale (o Delegato) deve indicare, nella funzionalità dedicata, il codice fiscale dell’ente di accoglienza e il codice fiscale del Rappresentante legale dell’ente di accoglienza.

L’accesso al sistema Helios è consentito esclusivamente tramite l’utilizzo dell’identità digitale (SPID) sia per il Rappresentante legale che per i suoi Delegati.

Il delegato ha le stesse abilitazioni di sistema ad eccezione della firma digitale.

Non esiste un limite delle utenze “Delegato”

Per creare l’utenza di un delegato, accedere al menu “Compilazione Domanda” nella sezione “Funzioni di Utilità” e selezionare la funzionalità “Gestione delegati”.

Quindi selezionare “Nuovo Delegato” e inserire Nome, Cognome e codice fiscale

L’accesso al Sistema Helios è consentito esclusivamente tramite l’utilizzo dell’identità digitale (SPID) sia per il Rappresentante legale che per i suoi Delegati.

Un Rappresentante legale di un ente di accoglienza per poter accedere al sistema Helios deve preventivamente essere autorizzato dal Rappresentante legale dell’Ente titolare.

Il Rappresentante legale dell’ente di accoglienza potrà accedere al sistema solo dopo aver concluso la registrazione del proprio SPID sul sistema.

Con il primo accesso il Rappresentante legale potrà, a sua volta, creare delle utenze “Delegato” che potranno accedere, ai soli dati dell’Ente di accoglienza, tramite l’utilizzo dello SPID.

, è possibile.

In caso di problemi di accesso inviare la segnalazione alla casella di assistenza tecnica heliosweb@serviziocivile.it

Il nuovo Rappresentante legale deve accedere al sistema Helios ed effettuare la registrazione del proprio SPID. Il sistema, rilevando una modifica rispetto al precedente, chiede di inserire obbligatoriamente la data e l’atto di nomina. Per completare la registrazione l’utente deve dichiarare di essere il nuovo Rappresentante legale e firmare digitalmente il documento riepilogativo prodotto dal sistema. Conclusa l’operazione di registrazione, il sistema invia una email all’Ente titolare segnalando l’avvenuta registrazione.

L’accesso tramite SPID attualmente è richiesto solo per la gestione dell’Albo SCU

 la domanda di adeguamento può essere firmata digitalmente da parte del Rappresentante legale oppure del Coordinatore responsabile del Servizio civile universale

Per la presentazione della struttura organizzativa, l’ente deve allegare un file formato pdf  con la descrizione della struttura organizzativa. Non è previsto un modello per l’inserimento, pertanto i contenuti sono a discrezione dell’ente.

Per la presentazione dei sistemi funzionali, l’ente deve compilare le aree di testo presenti nel sistema informativo utilizzando un numero di caratteri, da minimo a massimo, previsto dal sistema stesso.

Esclusivamente per il sistema di selezione è prevista la possibilità di allegare un file formato pdf contenente il dettaglio tabellare degli elementi oggetto di valutazione con l’attribuzione dei punteggi attribuiti e l’indicazione delle scale di valutazione adottate.