Dipartimento per le Politiche Giovanili
e il Servizio Civile Universale

Avrei bisogno di assistenza tecnica per Helios, come posso ottenerla ?

Nel sistema Helios l`assistenza tecnica è strutturata su 4 livelli crescenti di difficoltà e complessità. Al fine di snellire tutto il processo, è fondamentale che ogni utente tenti di risolvere il proprio problema seguendo tutta la scala dei livelli di servizio di assistenza partendo da quello più basso.

Livello 1 - Manuale Tecnico
scaricabile dal sito: area ``Banca dati Helios``
voce ``Manuali ``

Livello 2 - Domande e Risposte 
visualizzabili sul sito: area ``Banca dati Helios``
voce ``Faq Helios``

Livello 3 - Posta elettronica
Nel caso i livelli 1 e 2 non siano stati in grado di risolvere il problema inviare una email all`indirizzo heliosweb@serviziocivile.it 
I messaggi anonimi o non attinenti verranno eliminati.

Livello 4 - Help Desk Tecnico
Solo nel caso l'utilizzo del livello 3 non sia riuscito a risolvere il problema, chiamare l'Help Desk Helios al numero IT +39  06.67796175, attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 09.00 alle 13.30 e dalle ore 14.30 alle 18.00. All'operatore bisognerà comunicare che si tratta di un problema tecnico Helios non risolto dai primi 3 livelli di assistenza.

Le normative correnti impongono delle norme comportamentali nell'utilizzo delle banche dati per garantire la sicurezza e l'affidabilità dei Sistemi informativi quali:

• Durata della password
• Lunghezza della password
• Complessità di composizione della medesima

Alla scadenza il sistema provvederà a richiedere la nuova password ed a ridigitarla  per verificarne la correttezza. E’ disponibile un help in linea con descritte le modalità di composizione della medesima.

Si coglie l’occasione per ribadire che la password è strettamente personale e non va ceduta a terzi, nel qual caso si incorre in violazioni di legge (vediDirettiva16 gennaio 2002 (G.U. 22 marzo 2002, n. 69), DL 196/2003 (privacy)).

La procedura informatica di accreditamento tramite Helios ha permesso agli enti di ricevere il nome utente e la password di accesso al sistema, se per errore i dati di accesso sono andati perduti, oppure se l'ente non li ha mai ricevuti, corre l'obbligo di segnalare l'anomalia all'indirizzo di posta elettronicaheliosweb@serviziocivile.it

• • Se l'ente ha competenza nazionale, è necessario inviare la richiesta con il corretto indirizzo email in cui desidera ricevere utenza e password, alla casella di posta elettronica heliosweb@serviziocivile.it. Inoltre, qualora l'indirizzo email del destinatario sia DIVERSO da quello ORIGINARIO, è fondamentale inviare anche una comunicazione su carta intestata dell'Ente e firmata dal suo Responsabile Legale  via fax al numero, che sarà attivato contestualmente all'apertura dell'accreditamento.
    L'Helpdesk Helios effettuerà gli opportuni controlli tra e-mail e fax e apporterà la modifica richiesta nel sistema.
  • Se l'ente ha competenza regionale, la richiesta va indirizzata alla propria regione di competenza la quale aggiornerà l'indirizzo email dell'ente e provvederà ad inoltrare i dati di accesso al nuovo indirizzo di posta elettronica.

Per un funzionamento corretto, è necessario il browser Internet Explorer 6.0 o superiore. Per una visione ottimale e' consigliata la risoluzione di 1024x768

Internet Explorer ha una funzione che consente di bloccare i popup, cioè le piccole finestre di solito usate in internet per pubblicità, è quindi possibile che le impostazioni del pc non consentano l'apertura di tali finestre. E' comunque possibile visualizzarle mediante il menù Strumenti di internet explorer, selezionando il comando "disattiva blocco popup".

Dopo aver selezionato il comando "Esporta ore Volontari" nella piccola maschera che si apre dopo aver esportato i progetti selezionati, è necessario posizionare il cursore sopra l'icona raffigurante la freccia lampeggiante, cliccare il pulsante destro del mouse e selezionare la voce "Salva oggetto con nome.." per salvare il file sul computer.

Il Box 16, per i progetti nazionali, ed i Box 19 - Box 20, per i progetti esteri, sono generati automaticamente dal sistema ed inclusi nella documentazione del progetto al momento della presentazione dell'istanza. I box che corrispondono alle voci 16 (progetto nazionale) e 19-20 (progetto estero) del prontuario, riproducono l'elenco, per ogni progetto presentato, delle informazioni delle sedi di attuazione, del numero dei volontari allocati e delle figure professionali coinvolte (OLP, RLEA) e del personale di riferimento per le sedi estere. Tali informazioni sono recuperate direttamente dagli archivi di Helios precedentemente indicate dall'ente nella fase di registrazione del progetto. 

L'attribuzione della competenza al progetto assegnata dal sistema, definisce quale ufficio competente (UNSC, Regione, Provincia Autonoma) è deputato a procedere alla fase di valutazione.
Tale competenza viene attribuita secondo i seguenti criteri:
• Tutti i progetti registrati da enti di competenza NAZIONALE saranno presentati e quindi valutati dall'UNSC indipendentemente dalle regioni su cui il progetto viene articolato.
Questo consente di definire la competenza del progetto appena esso viene registrato.
• Ogni singolo progetto nazionale registrato da un ente di competenza Regionale potrà essere presentato esclusivamente su ogni singola regione. La competenza del progetto è pertanto attribuita nel momento in cui viene assegnata la prima sede di progetto sul sistema Helios.
• Per i progetti ESTERI la competenza è attribuita direttamente come "Nazionale" in quanto sarà responsabilità dell'UNSC la valutazione di tali progetti e non delle Regioni/Province Autonome su cui l'ente possiede sedi in Italia.

Il sistema Helios rispecchiando la Normativa in vigore prevede che l'istanza di progetto sia unica per ogni bando di servizio civile nazionale a cui si partecipa.

Si, è possibile annullare la presentazione dell'istanza presentata sul sistema per effettuare delle integrazioni, ma solo se il periodo temporale di presentazione è ancora aperto. Per dettagli sulla procedura di annullamento della presentazione dell'istanza si faccia riferimento al paragrafo 4.2.1 del manuale d'uso.

La procedura di presentazione del progetto è formata da più passaggi: Terminato l'inserimento di tutte le informazioni obbligatorie, necessarie per la definizione del progetto, si procede alla fase di salvataggio. In questo modo il progetto è nello status di "registrato" e può essere modificato in quanto i dati inseriti non sono ancora visibili all'ufficio preposto alla valutazione che avverrà solo dopo la Presentazione dell'Istanza.
Per essere visualizzato, e quindi valutato, è necessario che nel progetto siano inserite le sedi diattuazione progetto con all'interno il numero dei volontari richiesti, e le risorse impiegate nel progetto. Solo a questo punto il progetto avrà competenza e potrà quindi essere visualizzato dalla regione.

La procedura di caricamento e presentazione dei progetti di Garanzia giovani sul sistema Helios è illustrata in dettaglio nel manuale “presentazione dei Progetti di Servizio Civile Nazionale per il programma "Garanzia Giovani"” reperibile alla voce di menu “Manuali” della sezione “Banca dati Helios”.

La procedura di caricamento sul sistema Helios della documentazione dei progetti è illustrata in dettaglio al paragrafo 3.4 "Caricamento documentazione di progetto" del manuale d'uso.

Bisogna innanzitutto verificare che il manuale dei progetti che si sta utilizzando sia quello giusto (esistono infatti MANUALI DIVERSI a seconda del tipo di bando: ordinario o STRAORDINARI).

Nella sezione ``Manuali Tecnici Helios`` si trovano tutte le diverse versioni dei manuali.
Utilizzate SOLAMENTE il MANUALE dei PROGETTI relativo al BANDO STRAORDINARIO.

Questa sezione di Helios è limitata ai SOLI progetti relativi al Bando Straordinario.

Tutti gli altri progetti (quelli cioè relativi al bando precedente), essendo in fase di valutazione, non sono visibili.

Conformemente alla Circolare 8 settembre 2005 e successive modifiche ed integrazioni, ed in particolare per quanto attiene il sistema Helios, tutti gli Enti hanno il dovere di immettere le assenze MENSILMENTE;

Ciò significa che, per differenza, tutti gli altri Volontari sono da considerarsi "sempre presenti" (o comunque senza assenze che incidono sul sistema dei pagamenti).

Si ricorda che la corretta immissione delle assenze/presenze dei Volontari è la condizione che determina i pagamenti dei Volontari stessi, per cui la loro errata o tardiva immissione genera pagamenti nulli e/o inesatti.

E' necessario inserire solamente le assenze dei volontari che hanno rilevanza ai fini dei pagamenti.

Le modalità di immissione in Helios sono riportate nel Manuale "Operatività".
Ci sono tre modi per inserire le ASSENZE:

1) GIORNO PER GIORNO, attraverso l'imputazione manuale delle singole assenze;
2) ALLA FINE DEL MESE attraverso l'imputazione manuale di tutte le singole assenze;
3) alla fine del mese attraverso l'IMPORTAZIONE di un file CVS, contenente tutte le assenze (vedi manuale).

La CONFERMA GENERALE MENSILE deve in ogni caso essere SEMPRE fatta (anche se non ci sono assenze) per indicare che si è terminato il lavoro di immissione delle assenze per quel mese.

Esiste invece UN SOLO MODO per inserire le PRESENZE: 
Mediante la conferma generale mensile, che, bloccando l'immissione di altre assenze per quel mese, contrassegna per differenza gli altri come SEMPRE PRESENTI (o comunque senza assenze che hanno rilevanza ai fini dei pagamenti).

Le tipologie di assenze, da immettere in Helios, che hanno rilevanza ai fini dei pagamenti sono solo quattro:

1) Le assenze connesse ad INFORTUNI IN SERVIZIO;
2) Le assenze per MATERNITA`;
3) Le assenze per MALATTIA OLTRE I 15 GIORNI (dal sedicesimo giorno in poi) nell`arco dei dodici mesi di servizio;
4) Ogni altra assenza OLTRE I 20 GIORNI che non rientri in quelle già previste da permessi ordinari/straordinari.

L'immissione di tutte le assenze, e per differenza di tutte le presenze, va effettuata in Helios ENTRO CIRCA LE PRIME DUE SETTIMANE del mese successivo a quello di riferimento.

Si ricorda che la corretta immissione delle assenze/presenze dei Volontari è la condizione che determina i pagamenti dei Volontari stessi, per cui la loro errata o tardiva immissione genera pagamenti nulli e/o inesatti.

Quando ci si accorge di aver immesso informazioni errate in Helios riguardanti le assenze presenze, si distinguono due casi:

A)Se NON E' STATA ANCORA effettuata la Conferma Generale Mensile,
l'Ente stesso PUO' AUTONOMAMENTE apportare le modifiche del caso direttamente in Helios, in quanto il sistema dei pagamenti non ha ancora acquisito le informazioni definitive;

B)Se E' GIA' STATA effettuata la Conferma Generale Mensile,
l'Ente non può più agire autonomamente in Helios, ma DEVE TEMPESTIVAMENTE UNICARE ALL'UNSC (amministrazione@serviziocivile.it) la correzione affinché l'ufficio possa anche provvedere a compensare gli eventuali pagamenti già effettuati.

Ho inserito i dati relativi alla graduatoria per il Bando ma non riesco più a visualizzare la graduatoria. Come mai ?
Per visualizzare le graduatorie da Lei inserite correttamente nel sistema Helios si forniscono le indicazioni che le permetteranno una facile consultazione:
- entrare nella sezione "Volontari"
- scegliere la voce "Graduatorie"
- selezionare "Visualizza Graduatorie" a questo punto comparirà una schermata con ancora nessun dato visualizzato
- selezionare il tasto "Ricerca"
compariranno i progetti con le graduatorie presentate.
- selezionando il pulsante presente alla sinistra del titolo del Progetto verranno visualizzate tutte le Vostre sedi con il numero dei Volontari inseriti ed idonei per ogni Sede
- selezionare nell'ultima colonna l'icona "Visualizzazione Graduatoria' si aprirà un'ulteriore finestra con il dettaglio dei Volontari per quella determinata sede..

Si forniscono le indicazioni che le permetteranno di risalire al possibile errore:

- aprire prima il programma Excel
- aprire poi la cartella dove è stato scaricato il file graduatorie
- nella parte bassa della finestra dove c'è scritto "tipo file" bisogna selezionare "tutti i file"
- a questo punto possiamo aprire il file a noi interessato cliccando direttamente sul file.csv

Le ricordiamo inoltre che:
- Una volta aperto il file Excel per una corretta visualizzazione è bene sempre estendere nella lunghezza le colonne.
- I campi del file graduatoria volontari devono essere riempiti tutti senza esclusione.
- I codici delle sedi, che potete trovare in Helios, devono essere riportati nel modo corretto dal campo "codice helios sede" come descritto nel manuale tecnico.
- Analogo discorso vale per i codici progetto, essi devono essere riportati nel modo corretto come descritto nel manuale tecnico.
- Le date vanno inserite con questo formato gg/mm/aaaa esempio: 22/01/2007.
Qualora la vostra versione di Excel non rispetti questo formato procedete come segue:
selezionare la cella L grigia della colonna "DatainizioPrevista"
tasto destro del mouse selezionare "formato celle"
scegliere la categoria "personalizzato"
scegliere il tipo: "gg/mm/aaaa"
- Sul codice fiscale viene effettuato un controllo sulla coerenza dei dati del volontario stesso immessi nel sistema.
- Nel file excel vanno inseriti i nominativi di tutti i candidati anche di quelli che non risultano idonei, nei campi "idoneo", "selezionato" e "subentri vari" scrivere "no", inoltre inserire le date originariamente previste e indicare il punteggio comunque ottenuto altrimenti zero.
- Nella colonna "SubentroStessoProgetto" si deve indicare la disponibilità del volontario a subentrare durante l'espletamento del servizio qualora ci sia disponibilità sullo stesso progetto.
Per "SubentroAltriProgetti" si intende la disponibilità al subentro su un progetto diverso da quello iniziale.
- Nel campo "NumeroCivico" dell'indirizzo accertarsi che sia un campo testo, quindi cliccare con il tasto destro sulla casella grigia dove c'è la "I", selezionare formato celle appare una finestrella scorrere la lista e selezionare "testo" confermare con "ok".
- Per quanto riguarda l'importazione dati come scritto sul manuale tecnico:
- andare sul menù "utilità"
- selezionare "importazione dati"
- selezionare "graduatorie volontari"
- cliccare con il tasto sinistro del mouse la freccetta indicata dalla frase "Eseguire l'Upload del file completo cliccando qui" si aprirà una finestra con scritto "Helios - importazione"
- selezionare il file .csv cliccando su "sfoglia", dopo averlo trovato è sufficiente selezionare conferma.

Non si possono importare nel sistema e quindi presentare più di una volta le stesse accoppiate dei codici progetto/codice sede; se l'ente ha presentato prima gli idonei e successivamente in un altro file i non idonei con la stessa accoppiata codice progetto/codice sede il sistema non accetterà la sua ultima importazione.
Le graduatorie possono essere presentate in un file unico oppure in diversi file ma solo se si dividono per progetti.

I dati necessari per dare corso ai pagamenti in favore dei volontari tramite circuito bancario (estremi dei conti correnti: codice IBAN ed eventuale BIC/SWIFT intestato a ciascun volontario), dovranno essere caricati ESCLUSIVAMENTE nel Sistema Helios tramite file .CSV. 

Ogni Ente è, pertanto, invitato a compilare le colonne relative alle coordinate bancarie (IBAN ed eventualmente BIC/SWIFT per i conti correnti esteri) nel file .CSV, scaricabile dal sistema Helios: Menù Utilità- Importazione dati- Codici IBAN volontari e caricarlo nel sistema tramite la suddetta utilità.

L’Ente dovrà poi inoltrare tempestivamente, per posta elettronica certificata dgioventuescn@pec.governo.it, in formato .pdf, l'elenco nominativo dei volontari avviati al servizio con i relativi dati caricati nella banca dati Helios.

Solo in casi eccezionali potrà essere spedita per posta ordinaria al seguente indirizzo:
Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per le Politiche giovanili e il Servizio civile universale - Ufficio organizzazione e comunicazione - Servizio amministrazione e bilancio, via della Ferratella in Laterano 51 - 00184 ROMA 

Per ulteriori delucidazioni gli Enti e le associazioni interessate potranno contattare il Servizio amministrazione alla casella di posta elettronica :amministrazione@serviziocivile.it

Per accedere al Sistema unico di SC si dovranno utilizzare le credenziali di accesso già possedute dall'ente o Regione/Provincia autonoma per accedere ai sistemi Helios o Futuro.

La procedura informatica di accreditamento tramite Helios/FUTURO ha permesso agli enti di ricevere il nome utente e la password di accesso al Sistema Unico di SC. Se per errore l'ente non ha mai ricevuto i dati di accesso, corre l'obbligo segnalare l'anomalia all'indirizzo di posta elettronica heliosweb@serviziocivile.it

Nel sistema Helios/Futuro l`assistenza tecnica è strutturata su 4 livelli crescenti di difficoltà e complessità. Al fine di snellire tutto il processo, è fondamentale che ogni utente tenti di risolvere il proprio problema seguendo tutta la scala dei livelli di servizio di assistenza partendo da quello più basso.

Livello 1 - Manuale Tecnico
scaricabile dal sito: area ``Sistema Unico di SC``
voce ``Manuali ``

Livello 2 - Domande e Risposte
visualizzabili sul sito: area ``Sistema Unico di SC``
voce ``Faq``

Livello 3 - Posta elettronica
Nel caso i livelli 1 e 2 non siano stati in grado di risolvere il problema inviare una email all`indirizzo heliosweb@serviziocivile.it
I messaggi anonimi o non attinenti verranno eliminati.

Livello 4 - Help Desk Tecnico
Solo nel caso l'utilizzo del livello 3 non sia riuscito a risolvere il problema, chiamare l'Help Desk Helios/Futuro al numero IT +39 06.67796175, attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 09.00 alle 13.30 e dalle ore 14.30 alle 18.00. All'operatore bisognerà comunicare che si tratta di un problema tecnico Helios/Futuro non risolto dai primi 3 livelli di assistenza.

Le credenziali di accesso sono inviate tramite procedura automatica che utilizza l'indirizzo di posta ordinaria che risulta registrato sul sistema per l'ente richiedente.

La richiesta deve essere fatta in funzione della competenza dell'ente:

• ENTI DI COMPETENZA NAZIONALE
  E' possibile richiedere il reinvio di nuove credenziali inviando richiesta ad heliosweb@serviziocivile.it dall'indirizzo di posta elettronica ordinaria indicata in fase di accreditamento/adeguamento. Nella richiesta devono essere specificate la denominazione, l'eventuale codice di accreditamento e codice fiscale dell'ente.
  Qualora fosse necessario variare l'indirizzo di posta elettronica ordinaria indicata sul sistema l'ente deve fare richiesta di variazione direttamente al Servizio Accreditamento e Progetti del DGSCN.

• ENTI DI COMPETENZA REGIONALE/PROVINCIA AUTONOMA
  E' possibile richiedere il reinvio di nuove credenziali contattando direttamente la propria regione o provincia autonoma di competenza.
  Qualora fosse necessario variare l'indirizzo di posta elettronica ordinaria indicata sul sistema l'ente deve specificare alla propria regione o provincia autonoma tale variazione contestualmente alla richiesta di inoltro nuove credenziali.

• ENTI SENZA COMPETENZA (ANCORA NON ACCREDITATI)
  E' possibile richiedere il reinvio di nuove credenziali inviando richiesta ad heliosweb@serviziocivile.it dall'indirizzo di posta elettronica ordinaria indicata sul modulo di richiesta accesso al sistema (Mod.Ric). Nella richiesta di inoltro devono essere specificate la denominazione ed il codice fiscale dell'ente.

Le normative correnti impongono delle norme comportamentali nell'utilizzo delle banche dati per garantire la sicurezza e l'affidabilità dei Sistemi informativi quali:

• Durata della password
• Lunghezza della password
• Complessità di composizione della medesima

Alla scadenza il sistema provvederà a richiedere la nuova password ed a ridigitarla per verificarne la correttezza. E’ disponibile un help in linea con descritte le modalità di composizione della medesima.

Si coglie l’occasione per ribadire che la password è strettamente personale e non va ceduta a terzi, nel qual caso si incorre in violazioni di legge (vedi Direttiva16 gennaio 2002 (G.U. 22 marzo 2002, n. 69), DL 196/2003 (privacy)).